7.1. REKAMAN PEMOHON, CALON DAN PEMEGANG SERTIFIKAT

$17.1.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda memastikan terpeliharanya rekaman. Rekaman tersebut mencakupsaranauntuk melakukan konfirmasistatus pemegang sertifikat. Rekaman dapat menunjukkanbahwa prosessertifikasiatausertifikasi ulangtelahdipenuhisecara efektif, khususnya yang berkaitan denganformulir permohonan, laporan penilaian(termasuk rekamanuji kompetensi) dan dokumenlain yang berkaitan denganpemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perluasan dan penguranganruang lingkup, dan pembekuan ataupencabutan sertifikasi.

$17.1.2   Rekaman dikenali, dikelola dandihapus sedemikianrupa untukmemastikan integritasprosesdankerahasiaan informasitersebut. Rekaman harusdisimpanuntukjangka waktu yang tepat, selama minimalsatu siklussertifikasi penuh, atauseperti yang dipersyaratkan olehperjanjian, kontrak, kewajiban hukum atau kewajiban lain yang diakui.

$17.1.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda memiliki aturan yang mewajibkan pemegang sertifikat segera menyampaikan informasi kepada LSP Politeknik Negeri Samarinda tentang hal-halyang dapat mempengaruhikemampuan pemegang sertifikatuntuk tetap memenuhipersyaratansertifikasi.

7.2. INFORMASI PUBLIK

$17.2.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda melakukan verifikasi dan menyediakan informasi, atas permintaan, apakah pemegang sertifikat memegang sertifikat yang masih berlaku, sah, dan sesuai ruang lingkupnya, kecuali bila hukum mensyaratkan bahwa informasi tersebut tidak untuk diungkapkan.

$17.2.2   LSP Politeknik Negeri Samarinda menyediakan informasi kepada publik, tanpa diminta, tentang ruang lingkupskemasertifikasi dangambaran umumprosessertifikasi.

$17.2.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda mendaftar semua pra-syarat skema sertifikasi, dan daftar tersebut tersedia untuk publik.

$17.2.4   Informasi yang disediakan oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda akurat dan tidak menyesatkan, termasuk yang melalui iklan.

7.3. KERAHASIAAN

$17.3.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan kebijakan dan prosedur terdokumentasi untuk kepentingan pemeliharaan danpenyebarluasan informasi.

$17.3.2   LSP Politeknik Negeri Samarinda, melalui perjanjian berkekuatan hukum, menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses sertifikasi. Perjanjian tersebut diberlakukan untuk semua personil.

$17.3.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda menjamin bahwa informasi yang diperoleh selama proses sertifikasi, atau dari sumber-sumber lain, kecuali pemohon, calon atau pemegang sertifikat, tidak diungkapkan kepada pihak yang tidak berwenang tanpa persetujuan tertulis dari individu (pemohon, calon atau pemegang sertifikat), kecuali bila hukum mensyaratkan informasi tersebut harus diungkapkan.

$17.3.4   Apabila LSP Politeknik Negeri Samarinda diwajibkan oleh hukum untuk membuka informasi rahasia seseorang, maka orang tersebut diberitahu mengenai informasi yang akan dibuka, kecuali dilarang oleh hukum.

$17.3.5   LSP Politeknik Negeri Samarinda menjamin bahwa kegiatan sertifikasi BNSP tidak mengkompromikan kerahasiaan.

7.4. KEAMANAN

$17.4.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda mengembangkan dan mendokumentasikan kebijakan danprosedur yang diperlukanuntuk menjamin keamananseluruhproses sertifikasidan memiliki langkah-langkahuntuk mengambiltindakanperbaikan ketika pelanggarankeamanan terjadi.

$17.4.2   Kebijakan dan prosedur pengamanan mencakup ketentuan yang menjamin pengamanan perangkat uji kompetensi, dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:

$1a.    Tempat perangkat uji (misalnya, pengangkutan, pengiriman secara elektronik, penghapusan, penyimpanan, tempat uji);

$1b.    Sifat perangkat uji (misalnya, elektronik, kertas, peralatan uji);

$1c.    Langkah-langkah dalam proses pengujian (misalnya, pengembangan, administrasi, pelaporan hasil uji);

$1d.   Ancaman yang timbul akibat pemakaian berulang perangkat uji.

$17.4.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda mencegah praktek penipuan uji kompetensi, melalui cara:

$1a.    mewajibkan calon peserta sertifikasi menandatanganiperjanjianyang menunjukkankomitmen calon untuk tidakmembuka perangkat uji yang bersifat rahasia, atau ikutserta dalam praktek penipuanuji kompetensi;

$1b.    menyediakan penyelia atau pengawas, atau mewajibkan kehadiran penguji;

$1c.    melakukan konfirmasi terhadap identitas peserta uji;

$1d.   menerapkan aturan untuk mencegah alat bantu tidak sah dibawa ke dalam tempat uji;

$1e.    mencegah peserta uji untuk bisa mendapatkan alat bantu tidak sah selama ujian;

$1f.     memantau hasil uji kompetensi untuk tanda-tanda kecurangan. 

9.1. PROSES PENDAFTARAN

$19.1.1   Pada saat pendaftaran, LSP Politeknik Negeri Samarinda menyediakan gambaran proses sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasi.  Gambaran tersebut paling sedikit mencakup persyaratan dan ruang lingkup sertifikasi, penjelasan proses penilaian, hak pemohon, biaya sertifikasi dan kewajiban pemegang sertifikat.

$19.1.2   LSP Politeknik Negeri Samarinda mensyaratkan kelengkapan pendaftaran, yang ditandatangani oleh pemohon sertifikasi.  Kelengkapan pendaftaran minimum mencakup:

$1a.    informasi yang diperlukan untuk mengenali pemohon sertifikasi, seperti nama, alamatdan informasilainnya yang dipersyaratkan dalamskemasertifikasi;

$1b.    ruang lingkup sertifikasi yang diinginkan pemohon;

$1c.    pernyataanbahwa pemohonsetuju untukmemenuhi persyaratansertifikasi dan memberikansetiapinformasi yang diperlukan untukpenilaian;

$1d.   informasi pendukunguntuk menunjukkansecara obyektif kesesuaiannya denganpra-syaratskema sertifikasi;

$1e.    pemberitahuankepada pemohon tentang kesempatanuntuk menyatakan, dengan alasan, permintaanuntuk di sediakan kebutuhankhusus(lihat9.2.5);

$19.1.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda menelaah berkas pendaftaran untuk konfirmasi bahwa pemohon sertifikasi memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.

9.2. PROSES EVALUASI

$19.2.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda menerapkan metoda dan prosedur evaluasi sesuai yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.

$19.2.2   Apabila ada perubahan skema sertifikasi yang mengharuskan evaluasi tambahan, LSP Politeknik Negeri Samarinda mendokumentasikandan tanpa diminta menyediakan akses publik tentang metoda dan prosedur yang diperlukan untuk melakukan verifikasi bahwa para pemegang sertifikat mematuhi persyaratan-persyaratan yang diubah.

$19.2.3   Evaluasidirencanakan dandisusun dengan carayang menjaminbahwaverifikasipersyaratanskemasertifikasi telah dilakukan secara obyektifdansistematisdengan buktiterdokumentasiuntuk memastikan kompetensicalon.

$19.2.4   LSP Politeknik Negeri Samarinda melakukan verifikasi metoda untuk evaluasi calon peserta sertifikasi. Verifikasi dilakukan untuk menjamin bahwa setiap evaluasi adalah sah dan adil.

$19.2.5   LSP Politeknik Negeri Samarinda melakukan verifikasi dan menyediakan kebutuhan khusus calon peserta sertifikasi, dengan alasan dan sepanjang integritas evaluasi tidak dilanggar, serta mempertimbangkan aturan yang bersifat nasional.

$19.2.6   Apabila LSP Politeknik Negeri Samarinda mempertimbangkan hasil penilaianbadan atau lembaga lain, LSP Politeknik Negeri Samarinda harus menjamin bahwa tersedia laporan, data dan rekaman yang menunjukkan bahwa hasil-hasilnya setara, dan sesuai dengan, persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.

9.3. PROSES UJI KOMPETENSI ATAU ASESMEN KOMPETENSI

$19.3.1   Uji kompetensi dirancanguntuk menilaikompetensisecara tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain yang handal dan objektif, berdasarkandan konsistendenganskema sertifikasi. Rancangan persyaratan uji kompetensi menjamin setiap hasil uji dapat dibandingkan satu sama lain, baik dalam hal muatan dan tingkat kesulitan, termasukkeputusan yang sah untuk kelulusan atau ketidaklulusan.

$19.3.2   LSP Politeknik Negeri Samarinda mempunyai prosedur untuk menjamin konsistensi administrasi uji kompetensi.

$19.3.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan, mendokumentasikan dan memantau kriteria untuk kondisi administrasi uji kompetensi.

$19.3.4   Apabila ada peralatan teknisyang digunakandalam proses pengujian, LSP Politeknik Negeri Samarinda menjamin bahwa peralatan tersebut telah diverifikasiatau dikalibrasi secara tepat.

$19.3.5   Metodologi dan prosedur yang tepat (misalnya, mengumpulkan dan memelihara data statistik) didokumentasikan dan diterapkan dalam batasan tertentu yang dibenarkan, untuk menegaskan kembali keadilan, keabsahan, kehandalan, dan kinerja umum setiap ujian, dan tindakan perbaikan terhadap semua kekurangan yang dapat dikenali.

9.4. KEPUTUSAN SERTIFIKASI

$19.4.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda menjamin bahwa informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi mencukupi untuk:

$1a.  mengambil keputusan sertifikasi;

$1b.  melakukan penelusuran apabila terjadi, misalnya, banding atau keluhan.

$19.4.2   Apabila sertifikasi kompetensi dilaksanakan tidak langsung oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda, maka LSP Politeknik Negeri Samarinda tidak mengalihdayakan atau melakukan sub-kontrak untuk keputusan pemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perluasan atau pengurangan lingkup, pembekuan dan pencabutan sertifikat.

$19.4.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda membatasi keputusan sertifikasi sesuai persyaratan dalam skema sertifikasi yang digunakan.

$19.4.4   Keputusan sertifikasiterhadap calonhanyadilakukan oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda melalui Komite Teknik berdasarkaninformasi yang dikumpulkanselama prosessertifikasi. Komite Teknik yang membuatkeputusansertifikasibersifat ad-hoc dan tidak ikut serta dalam pelaksanaan uji kompetensi atau pelatihancalon peserta sertifikasi.

$19.4.5   Komite Teknik yang membuat keputusansertifikasi harusmemiliki pengetahuan yang cukupdan pengalamandengan prosessertifikasiuntuk menentukan apakahpersyaratansertifikasitelah dipenuhi.

$19.4.6   Sertifikat tidak diserahkan sebelum seluruh persyaratan sertifikasi dipenuhi.

$19.4.7   LSP Politeknik Negeri Samarinda memberikan sertifikat kompetensi kepada semua yang telah berhak menerima sertifikat. LSP Politeknik Negeri Samarinda  memelihara informasi kepemilikan sertifikat untuk setiap pemegang sertifikat. LSP Politeknik Negeri Samarinda menerbitkan sertifikat kompetensi dalam bentuk surat dan/atau kartu, yang ditandatangani dan disahkan oleh personil yang ditunjuk LSP Politeknik Negeri Samarinda.

$19.4.8   Sertifikat kompetensi LSP Politeknik Negeri Samarinda minimum memuat informasi berikut:

$1a.    nama orang pemegang sertifikat;

$1b.    pengenal yang unik;

$1c.    nama badan yang menerbitkan sertifikat, dalam hal ini BNSP;

$1d.   acuan skema sertifikasi, standar atau acuan relevan lainnya, termasuk tahun terbit acuan tersebut, bila relevan;

$1e.    ruang lingkup sertifikasi, bila ada termasuk kondisi dan batasan keabsahannya;

$1f.     tanggal efektif terbitnya sertifikat dan tanggal berakhirnya masa berlaku sertifikat.

$19.4.9   Sertifikat kompetensi LSP Politeknik Negeri Samarinda dirancang untuk mengurangi risiko pemalsuan.

9.5. PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN SERTIFIKASI, PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI

$19.5.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda mempunyai kebijakan dan prosedur terdokumentasi untuk pembekuan dan pencabutan sertifikasi, penambahan dan pengurangan ruang lingkup sertifikasi, yang juga menjelaskan tindak lanjut oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda.

$19.5.2   Kegagalandalam menyelesaikan masalahyang mengakibatkanpembekuan sertifikat, dalam waktuyang ditetapkan olehLSP Politeknik Negeri Samarinda, akan mengakibatkanpencabutansertifikasiatau penguranganruang lingkupsertifikasi.

$19.5.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda membuat perjanjianyang mengikatdenganpemegang sertifikat kompetensi untuk memastikan bahwa, selama pembekuan sertifikasi, pemegang sertifikat tidak diperkenankan melakukan promosi terkait dengan sertifikasi yang dibekukan.

$19.5.4   LSP Politeknik Negeri Samarinda membuat perjanjianyang mengikatdenganpemegang sertifikat kompetensi untuk memastikan bahwa, setelah pencabutan sertifikat, pemegang sertifikat tidak diperkenankan menggunakan sertifikatnya sebagai bahan rujukan untuk kegiatannya.

9.6. PROSES SERTIFIKASI ULANG

$19.6.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan kebijakan dan prosedur terdokumentasi untuk proses sertifikasi ulang, sesuai dengan persyaratan skema sertifikasi.

$19.6.2   LSP Politeknik Negeri Samarinda menjamin selama proses sertifikasi ulang, proses tersebut memastikan kompetensi pemegang sertifikat terpelihara, dan pemegang sertifikat masih mematuhi persyaratan skema sertifikasi terkini.

$19.6.3   Periode sertifikasi ulang ditetapkan berdasarkan skema sertifikasi.  Landasan penetapan periode sertifikasi ulang, bila relevan, mempertimbangkan beberapa hal berikut:

$1a.persyaratan sesuai peraturan perundangan;

$1b.perubahan dokumen normatif;

$1c.  perubahan skema sertifikasi yang relevan;

$1d.sifat dan kematangan industri atau bidang tempat pemegang sertifikat bekerja;

$1e.risiko yang timbul akibat orang yang tidak kompeten;

$1f.   perubahan teknologi, dan persyaratan bagi pemegang sertifikat;

$1g.persyaratan yang ditetapkan pemangku kepentingan;

$1h.frekwensi dan muatan kegiatan penilikan (surveillance), bila dipersyaratkan dalam skema sertifikasi.

$19.6.4   Kegiatan sertifikasi ulang yang ditetapkan LSP Politeknik Negeri Samarinda menjamin bahwa dalam memastikan terpeliharanya kompetensi pemegang sertifikat dilakukan melalui evaluasi yang tidak memihak.

$19.6.5   Sertifikasi ulang yang ditetapkan LSP Politeknik Negeri Samarinda disesuaikan dengan skema sertifikasi, minimum mempertimbangkan beberapa hal berikut:

$1a.    evaluasi di tempat kerja;

$1b.    pengembangan profesional;

$1c.    wawancara terstruktur;

$1d.   konfirmasi kinerja yang memuaskan secara konsisten dan catatan pengalaman kerja;

$1e.    uji kompetensi;

$1f.     pemeriksaan kemampuan fisik terkait tuntutan kompetensi.

9.7. PENGGUNAAN SERTIFIKAT, LOGO DAN PENANDA

$19.7.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda mengatur dan mendokumentasikan penggunaan logo dan atau penanda sertifikasi kompetensi.

$19.7.2   LSP Politeknik Negeri Samarinda mensyaratkan pemegang sertifikat kompetensi untuk menandatangani perjanjian dengan pertimbangan sebagai berikut:

$1a.      untuk mematuhi ketentuan yang relevan dalam skema sertifikasi;

$1b.      untuk membuat pernyataan bahwasertifikasi yang diterima hanya untuk ruang lingkupsertifikasiyangtelah diberikan;

$1c.      untuk tidak menggunakan sertifikasi yang dapat mencemarkan LSP Politeknik Negeri Samarinda, dan tidak membuat pernyataan terkait sertifikasi yang oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda dianggap menyesatkan atau tidak dapat dipertanggung jawabkan;

$1d.      menghentikanpenggunaan semua pengakuan atassertifikasiyang merujuk pada LSP atau sertifikasi LSP apabila sertifikat dibekukan atau dicabut, dan mengembalikan sertifikat yang diterbitkan LSP Politeknik Negeri Samarinda;

$1e.  tidak menggunakan sertifikat dengan cara yang menyesatkan.

9.7.3 LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan prosedur tentang tindakan perbaikan untuk setiap penyalahgunaan sertifikat, termasuk penyalahgunaan logo dan atau penanda.

9.8. BANDING ATAS KEPUTUSAN SERTIFIKASI

$19.8.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan prosedur untuk menerima, melakukan kajian, dan membuat keputusan terhadap banding. Prosespenanganan bandingmencakupsetidaknya unsur-unsurdan metoda berikut:

$1a.     prosesuntuk menerima, melakukan validasi danmenyelidikibanding, danuntuk memutuskantindakan apayangdiambildalam menanggapinya, dengan mempertimbangkanhasilbandingsebelumnya yang serupa;

$1b.     penelusuran dan perekaman banding, termasuk tindakan-tindakanuntuk mengatasinya;

$1c.     memastikan bahwa, jika berlaku, perbaikanyang tepatdan tindakanperbaikan dilakukan.

$19.8.2   LSP Politeknik Negeri Samarinda membuat kebijakan dan prosedur yang menjamin bahwa semua banding ditangani secara konstruktif, tidak berpihak, dan tepat waktu.

$19.8.3   Penjelasan mengenai proses penanganan banding dapat diketahui publik tanpa diminta.

$19.8.4   LSP Politeknik Negeri Samarinda bertanggung jawab atassemua keputusandi semua tingkatproses penanganan banding. LSP Politeknik Negeri Samarinda  menjamin bahwapersonil yang terlibatdalam pengambilan keputusan prosespenangananbandingberbedadarimereka yang terlibatdalam keputusanyangmenyebabkan banding.

$19.8.5   Penyerahan, investigasi dan pengambilan keputusan atas banding tidak akan mengakibatkan tindakan diskriminatif terhadap pemohon banding.

$19.8.6   LSP Politeknik Negeri Samarinda menerima banding, dan memberikan laporan kemajuan serta hasil penanganannya kepada pemohon banding.

$19.8.7   LSP Politeknik Negeri Samarinda memberitahukan secara resmi kepada pemohon banding pada akhir proses penanganan banding.

9.9. KELUHAN

$19.9.1   LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan prosedur untuk menerima, melakukan kajian, dan membuat keputusan terhadap keluhan.

$19.9.2   Penjelasan mengenaiprosespenanganan keluhandapat diaksestanpa permintaan. Proses tersebut memperlakukan semuapihaksecara adil dan setara.

$19.9.3   LSP Politeknik Negeri Samarinda menetapkan kebijakan dan prosedur yang menjamin bahwa semua keluhan ditangani secara konstruktif, tidak berpihak, dan tepat waktu. Proses penanganan keluhan minimalmeliputi unsur dan metoda berikut:

$1a.    garis besarprosesuntuk menerima, melakukan validasi, menginvestigasi keluhandan memutuskantindakan apayangharus diambildalam menanggapinya;

$1b.    penelusuran dan perekaman keluhan, termasuk tindakan-tindakanuntuk mengatasinya;

$1c.    memastikan bahwaperbaikanyang tepatdan tindakan perbaikan dilakukan, jika ada.

$19.9.4   Setelah menerima keluhan, LSP Politeknik Negeri Samarinda melakukan konfirmasi apakah keluhan berkaitan dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawab LSP Politeknik Negeri Samarinda, bila demikian maka LSP Politeknik Negeri Samarinda memberikan tanggapan yang sesuai.

$19.9.5   LSP Politeknik Negeri Samarinda menerima keluhan, dan memberikan laporan kemajuan serta hasil penanganannya kepada pihak yang menyampaikan keluhan.

$19.9.6   Setelah menerima keluhan, LSP Politeknik Negeri Samarinda bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan melakukan verifikasi semua informasi yang diperlukan untuk validasi terhadap keluhan.

$19.9.7   LSP Politeknik Negeri Samarinda memberitahukan secara resmi kepada pihak yang menyampaikan keluhan pada akhir proses penanganan keluhan.

$19.9.8   Keluhan tentang pemegang sertifikat yang terbukti benar akan dirujuk oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda kepada pemegang sertifikat dengan meminta penjelasan pada saat yang tepat.

$19.9.9   Proses penanganan keluhan oleh LSP Politeknik Negeri Samarinda mengikuti persyaratan kerahasiaan, baik yang berkaitan dengan pihak yang menyampaikan keluhan maupun subyek yang dikeluhkan.

$19.9.10  Keputusan yang akan disampaikan kepada pihak yang menyampaikan keluhan dibuat, atau dikaji ulang dan disetujui oleh personil LSP Politeknik Negeri Samarinda yang tidak terlibat dengan subyek yang dikeluhkan.