Direktur Polnes, Ir H Ibayasid MSc mengatakan, pemusnahan arsip lama merupakan salah satu hal yang paling penting untuk dilaksnakan. Sebab, hal itu dapat sangat efektif dan efisien untuk kinerja UPT Kearsipan Polnes. “Dengan adanya pemusnahan ini, berkas-berkas yang tidak dibutuhkan langsung dimusnahkan. Agar tidak memenuhi tempat yang tersedia,” katanya.

Namun, pemusnahan tersebut tidak dilakukan secara sepihak. Banyak proses yang dilakukan untuk melakukan hal tersebut. Juga ada kriteria khusus untuk data arsip yang dapat dimusnahkan dan harus disimpan untuk menjadi sejarah. “Kegiatan ini terlaksana berkat inisiatif dari kepala UPT Kearsipan kami. Oleh sebab itu, hari ini kami melaksanakan pemusnahan arsip kami dari tahun1982 hingga 2010,” bebernya.
Kepala UPT Kearsipan Polnes, Meliana Purba menambahkan, arsip yang telah dimusnahkan berjumlah 1.883 buku serta 1.588.921 lembar arsip. Sementara, arsip yang tidak ikut dimusnahkan berjumlah 13.476 buku, dan 114.993 lembar arsip. “Kami juga melakukan backup kedalam aplikasi kearsipan (SIKAP) berjumlah 6150 Judul,” bebernya.

Dia mengaku, tidak gampang untuk melaksanakan pemusnahan arsip tersebut, banyak tahapan yang akan dilakukan. Pihak UPT Kearsipan mengajukan kepada ANRI untuk dilaksanakan pemusnahan tersebut pada April 2018, dan jawaban untuk kelayakan untuk pemusnahannya pada Jumat (10/8) lalu. “Proses pemisahan arsip ini kami juga lakukan selama setahun mulai Januari 2017. Selama itu pun banyak revisi yang harus kami lewati,” terangnya.

Kasubbid akuisi arsip satu ANRI, Tato pujiarto membenarkan, Polnes merupakan perguruan tinggi keempat yang melakukan pemusnahan arsip ini dengan melakukan mekanisme yang telah ditentukan.

Idealnya, berkas harus dimusnahkan maksimal arsip yang sudah ada selama 10 tahun. “Baru Polnes yang melakukan pemusnahan dengan melakukan seremonial seperti ini. Biasanya setelah kami setujui mereka akan melakukan pemusnahan sendri,” bebernya.

Sementara itu, Kepala Sub Bagian persuratan dan kearsipan Kemenristekdikti Nani Suryani memceritakan, hal yang dilakukan oleh pihak kampus vokasi terbaik di Benua Etam ini sudah sangat bagus. Hanya saja, banyak arsip yang harus dirapihkan lebih baik lagi. “Saya senang dengan kegiatan ini. Karena hal seperti ini baru pertama kali dilakukan. Tapi, ada yang harus diperbaiki sedikit yaitu kerapian melakukan pengarsipan berkas,” tutupnya. (*/mfy)